Vous possédez, pour la plupart d’entre vous, des systèmes d’informations particulièrement riches en matière de données. Cependant, vous rencontrez fréquemment de grandes difficultés pour exploiter, consolider et synthétiser cette information :
La production d’indicateurs et de tableaux de bord est mal-aisée, Vos équipes métiers opérationnelles ne savent pas réaliser des requêtes, Les équipes informatiques, en raison de leur charge de travail, manquent parfois de réactivité pour produire requêtes et tableaux de bord, Les données produites sont sujettes à caution et donc critiquées, Vous passez parfois un temps important à ressaisir des données dans Excel, afin de produire, sur bureautique, les éléments de reporting qui vous sont nécessaires.
Adaptez vos tableaux de bord pour une prise de décision efficace
Sur la base de ce constat, nous vous assistons pour la mise en place des outils de gouvernance s’appuyant sur la réalité de l’activité :
Définir vos besoins en matière de pilotage. Les indicateurs basiques de pilotage des bailleurs sont archi-connus : taux
de vacance, d’impayés, de rotation, …. Mais vous sont-ils utiles pour piloter votre organisme ou votre direction ? Savez-vous comment ils sont calculés ? Quel usage opérationnel en tirez-vous afin de manager vos équipes ? Nous vous assistons dans ce cadre, en sortant des sentiers battus, à définir avec vous de réels tableaux de bord de pilotage, visant à donner aux managers et aux directions des outils de compréhension de l’activité, des éléments d’arbitrage, et des moyens de gouvernance des orientations retenues.
Vous aider à choisir l’outil de reporting le plus adapté à vos attentes. 3 possibilités s’offrent à vous :
• Utiliser les univers BO ou starquery construits par votre éditeur (AAREON, ACG, ANOVA, SNEDA, SOPRA, SCEPIA). Cela a son charme (intégration avec vos données locatives, travail avec un prestataire connu) mais également ses limites (tableaux de bord souvent effectués à la demande d’un premier client, puis « progicialisés », d’où une inadéquation avec vos propres attentes)
• Mener un projet avec une SSII décisionnelle autour des outils standards du marché : BUSINESS OBJECTS, COGNOS, ….. Projets fiables mais parfois onéreux, ils peuvent entrainer des déceptions si l’organisme n’a pas le temps suffisant à consacrer à la conception de son projet décisionnel.
• Recourir à des acteurs de niche, spécialisés sur l’informatique décisionnelle auprès des bailleurs sociaux. Leurs prix sont souvent moindres (facteur de 1 à 5 par rapport aux outils majeurs de reporting), leur connaissance du métier des bailleurs est avérée, mais leurs équipes, en raison de leur taille, peuvent être moins disponibles. A titre d’exemple, nous pouvons citer : APOCA, BIAL-X, BIBOARD, D6GEO (racheté récemment par AAREON), DECISIO HABITAT (de A5SYS), IMMOBOARD (de IDEHA), REFIMMO (ex-IMMODECISION, racheté par HERDIA), …
Identifier comment tirer le meilleur parti de la richesse de vos systèmes d’informations. Il est possible, sur la base de vos données actuelles :
• D’identifier le profil des locataires à risques d’impayés pour mieux renforcer auprès d’eux l’accompagnement social, notamment de manière préventive,
• De recenser les locataires en situation de précarité énergétique afin soit de mener des actions techniques visant à réduire leur consommation, soit de leur permettre d’accéder via mutation à un logement plus adapté,
• De suivre vos engagements CUS,
• D’analyser les dépenses réalisées (moyens généraux, entretien courant, investissement) pour mettre en place une politique achat,
• De cibler un plan de vente du patrimoine,
• …
Permettre aux équipes de se réapproprier leur SI en réalisant leurs propres requêtes. L’informatique doit être démystifiée. Elaborer des requêtes sur des bases de données demande de la rigueur et de la logique. En aucun cas, cela ne nécessite de compétences informatiques pointues. Nous vous aidons à démocratiser auprès des opérationnels le concept de « l’informatique » afin que les utilisateurs puissent retrouver confiance dans leur outil. Fiabiliser les bases de données. L’adhésion aux indicateurs et aux tableaux de bord produits est sous-tendue par la qualité des données présentes dans vos outils. Nous avons lancé, avec certains organismes, des campagnes de correction de la base : il s’agit d’identifier les données clés, de les contrôler, de les corriger. Puis, surtout, de définir un protocole de saisie et de contrôle pour pérenniser dans le temps la fiabilité de ces données.