Parmi les équipes dirigeantes ou encadrantes des bailleurs, chacun est conscient de l’importance des ressources humaines et du rôle qu’elles jouent dans le succès de l’entreprise. Pour autant, la gestion des ressources humaines est la grande absente du périmètre fonctionnel de vos outils métiers (ARAVIS, ESTIA/SGS, IKOS, IMMOWARE/PORTALIMMO, PREM’HABITAT, ULIS, …) ce qui conduit à un certain nombre de difficultés.
Déployez un réel SIRH
(Système d’Informations des Ressources Humaines)
Les bailleurs se trouvent ainsi confrontés au défi de trouver un outil complémentaire qui réponde aux enjeux suivants :
Suivre les rémunérations récupérables des personnels de proximité : les difficultés portent sur les interfaces avec les outils de gestion locative, sur la gestion des remplacements de gardiens / agents de nettoyage, sur le suivi de la répartition du temps passé site par site, … Organiser des processus RH homogènes pour tous leurs collaborateurs, notamment pour le personnel œuvrant sur sites décentralisés ou sur le patrimoine (par exemple pour le pointage ou le suivi des absences), Doter les chefs de services d’informations et de tableaux de bord décrivant leurs équipes (planning des congés, salaires, formations, notes de frais, …), Gérer la dualité de statut des agents (uniquement pour les OPH) : les outils prévus pour les contrats de droit privé ne couvrent pas le statut de la fonction publique territoriale, et les outils des collectivités locales sont peu adaptés au statut des salariés de droit privé.
Afin de se doter d’un outil SIRH adapté, il convient de répondre aux interrogations suivantes :
Gestion de la paie : quelle alternative retenir pour ce noyau dur incontournable ? Deux orientations majeures existent (même si des variantes sont possibles) :
• Un fonctionnement traditionnel : acquisition d’un progiciel et prise en charge en interne de son exploitation
• Un fonctionnement semi-internalisé : abonnement à un droit d’usage d’une application et sous-traitance d’une partie de son exploitation : éditions, envoi et archivage des fiches de paie, réalisation des virements salariés, déclarations en ligne type DADS, virements aux caisses de retraite,…
Modules périphériques « à la carte », couvrant les autres volets RH : quels sont ceux qui doivent être activés ? Les bailleurs ayant déjà investi dans un outil informatique dédié aux ressources humaines se sont souvent cantonnés à la gestion de la paie, et ont peu mis à profit les autres modules de gestion de ressources humaines. Cela se traduit actuellement par :
• De nombreux flux papiers répétitifs, chronophages et transversaux à l’ensemble des services (gestion des temps et des absences, visites médicales, élaboration des plans de formation…),
• Un suivi et un archivage fastidieux de l’imposante masse documentaire transitant par les RH (dossiers salariés, catalogue de formation, CVthèque, …).
Pourtant, une fois le noyau « dossier salarié / paie » en place, des modules périphériques peuvent y être rattachés et ainsi :
• Simplifier la vie administrative des collaborateurs, en formalisant et en automatisant de nombreuses tâches annexes mais chronophages (demande de congés, de formation, saisie des arrêts maladie, des notes de frais, …),
• Mettre à disposition des responsables de service les informations relatives à leurs équipes (suivi des congés, des formations ou des entretiens d’évaluation),
• Permettre au service RH de passer d’un métier à dominante administrative à un métier plus qualitatif et tourné vers les salariés.
En synthèse, loin d’être « périphériques », ces modules SIRH permettent à l’ensemble des collaborateurs de se retrouver autour de procédures harmonisées, qui simplifient leurs vies de salariés et contribuent à l’efficacité de leur travail.
Sur la base de nos missions menées, nous pouvons vous assister sur tout ou partie des étapes de conception et de déploiement d’un outil de gestion des Ressources Humaines :
• Recensement de vos outils actuels et définition des besoins SIRH,
• Arbitrage du périmètre cible et du planning de mise en place,
• Rédaction du dossier de consultation, analyse des offres et assistance au choix de la solution,
• Accompagnement à la mise en œuvre de la solution SIRH retenue.