Ah, l’informatique ! Ce mal nécessaire … Vos progiciels vous rendent beaucoup de services. Mais ils génèrent aussi de nombreuses frustrations. Pourtant il est délicat de changer de progiciel de gestion locative et comptable : investissements requis, charges de travail et délais de mise en œuvre sont rédhibitoires. Vous semblez être liés à votre éditeur, pour le meilleur et pour le pire.
Avant de faire le constat alarmiste que le changement des progiciels est votre seule option, faisons déjà pour le mieux avec vos progiciels en place. Etes-vous sûrs d’avoir exploité leur plein potentiel ? Ne cédons pas à la fatalité : vos progiciels vont redevenir des outils, pour peu que vos équipes y trouvent un intérêt au quotidien.
Tirons le meilleur parti de nos outils informatiques déjà en place !
Nos constats ?
Vous avez choisi votre progiciel il y a maintenant plus d’une dizaine d’années. Sur cette période :
Vos enjeux ont sensiblement évolué (dégradation des recouvrements, troubles du voisinage, incivilités, Grenelle de l’environnement, fichier partagé de la demande, …), Votre organisation s’est adaptée, La réglementation, le rôle des partenaires locaux, … ont également des incidences nouvelles sur vos pratiques, Vos équipes ont connu du turn-over. La plupart de vos nouvelles recrues ont été formées, sur le tas, par leurs collègues. Et l’éditeur a fait évoluer et enrichi les fonctionnalités de votre outil.
Il en résulte que :
Votre progiciel métier, tel que paramétré initialement, apparaît en décalage avec vos fonctionnements, Vous n’avez pas nécessairement pris le temps de tirer parti des améliorations proposées par l’éditeur depuis sa mise en oeuvre Vous avez le sentiment de n‘utiliser qu’une partie infirme de ses possibilités, Vos équipes ont recours de plus en plus à la bureautique (courriers sous word, complément de données ou de contrôles sous Excel, …). Et voilà que cela renforce les discours de vos équipes sur le poids de «l’administratif », ce mal étrange qui s’insinue progressivement dans tous vos processus et paralyse votre organisation !
Quelques exemples de résultats ?
Les reflexions que nous menons pour le compte des bailleurs sociaux permettent à vos équipes de mieux utiliser leurs progiciels. Que vous soyez un utilisateur de Aravis, de Estia (ou SGS), de Ikos, de Prem’Habitat, de PortalImmo, de Ulis (ou Ulis NG), …, les fondamentaux d’amélioration de l’usage des outils sont similaires. A titre d’illustration, voici quelques exemples de gains identifiés à travers nos réflexions d’optimisation de l’usage des progiciels des bailleurs sociaux.
650 heures de gains par an sur les 5 agences de proximité d’une ESH de 14.000 logements. 1.600 heures de gains par an sur le processus « précontentieux – contentieux » d’un OPH Départemental de 13.800 logements. 2.850 heures de gains par an sur 4 processus administratifs à enjeux pour un OPH Municipal de 5.000 logements (dont 1.130 heures pour les interventions techniques de la régie, et 460 heures pour les états des lieux sortants et la remise en état des logements vacants).
Comment optimiser l’usage de vos progiciels ?
Nous menons des réflexions flash de quelques jours à quelques semaines. Il ne s’agit pas de mener un gros projet informatique. Nous procédons à des ajustements sous forme de petites touches, pragmatiques, et entraînant des gains de temps importants. Notre présence incite vos équipes à lever le nez du guidon, et à prendre une journée pour s’interroger sur le sens des actions qu’elles conduisent au quotidien. Nous focalisons la réflexion sur quelques-uns de vos processus à enjeux, sans vouloir nécessairement embrasser toute votre activité.
• Selon votre situation, ces processus peuvent être : commercialisation et attribution, traitement des réclamations, précontentieux et contentieux, mise en service du patrimoine, suivi et régularisation des charges, congés et départ du locataire, …
• Nous identifions des ajustements pragmatiques de vos outils informatiques : évolution de certains paramètres, automatisation de courriers, mail d’alerte transversaux, export de données croisées, …
• Nous réapprenons à vos équipes à mieux comprendre ce qu‘est un progiciel, ce qu’il apporte comme services, comment il peut être un réel outil, quelles sont ses limites.
Au final, nombreuses sont les équipes qui réinvestissent leur système d’information. Cela se traduit en interne par :
Une démystification de « l’informatique », Une redécouverte des possibilités de l’outil, générant ainsi des gains de temps à coûts nuls, Une réappropriation de vos progiciels par leurs utilisateurs, Une compréhension sur la transversalité de l’information, Une plus grande confiance sur les données qu’il contient.