Vous êtes locataire ou copropriétaire de vos locaux, de vos bureaux, de vos commerces, de vos entrepôts,
Le propriétaire ou le syndic de copropriétés vous refacture des charges locatives et des charges de copropriétés. Trop souvent, faute de temps et/ou d’outils de contrôle, nous constatons que les Directions Immobilières et les Directions Financières payent leurs charges de copropriétés et leurs charges locatives, sans pouvoir en assurer un réel contrôle !
Extrait et (très librement) traduit du site internet DILBERT ©
Etes-vous sûr des montants immobiliers qui vous sont refacturés ? Comment vous assurez-vous de la validité des sommes dues ? Comment contrôlez-vous la réalité des coûts et des prestations ? Comment détectez-vous puis récupérez-vous l’éventuel trop-payé aux bailleurs ?
Charges locatives et de copropriétés : êtes-vous sûr de payer le juste prix ?
Nous intervenons chez nos clients locataires ou copropriétaires sous la forme d’un accord gagnant – gagnant : nous nous rémunérons sur un pourcentage des montants que vous avez payés de manière indue et que nous récupérons auprès de vos bailleurs.
L’apparente simplicité des baux commerciaux donne lieu à un contentieux nourri :
La littérature en matière de charges locatives des baux commerciaux est abondante, d’autant que la question de la répartition de ces charges entre le bailleur commercial et son locataire est régulièrement posée et donne lieu à un contentieux nourri.
Notre expérience en matière de charges locatives des baux commerciaux nous conduit à tirer la synthèse suivante :
Ces contentieux résultent de l’absence de définition légale ou statutaire des charges locatives « récupérables » en matière de bail commercial, contrairement à ce qui est prévu pour le bail d’habitation.
En effet, le Code de commerce ne fixe pas de liste limitative pour les charges qui peuvent être imposées au locataire. C’est donc le contrat de bail commercial lui-même qui détermine la liste des charges dont le bailleur peut demander le remboursement au preneur.
Outre les charges locatives, le bail prévoit souvent que les réparations locatives et toutes les dépenses d’entretien soient supportées par le preneur, et parfois en y incluant également les grosses réparations de l’article 606 du Code civil !
Il convient toutefois de noter que les tribunaux sont de plus en plus rigoureux dans l’interprétation des clauses du bail de sorte qu’une clause peu claire s’interprétera en faveur du preneur.
Nos leviers d’actions à votre service :
Nous intervenons, pour votre bénéfice, selon une démarche en 4 temps :
1) Nous analysons les anomalies ‘techniques’ sur les charges locatives facturées à votre entreprise au titre de vos baux commerciaux, en répondant aux questions suivantes :
Quelles sont les conditions de prise à bail de vos sites occupés ? Quelles sont les répartitions de charges prévues au bail ? Quelles sont les bases de répartition ? Quelles sont les sommes qui vous sont facturées par les propriétaires bailleurs ? Tous les justificatifs de ces sommes ont-ils bien été fournis ? Les ventilations ont-elles été correctement appliquées ? Les répartitions sont-elles cohérentes d’une année sur l’autre ? Les provisions sont-elles ajustées correctement au regard de la réalité des sommes dues ?
2) Nous levons les éventuels points de débats sur le périmètre des charges locatives qui vous sont facturées, en nous interrogeant sur les points suivants :
Quelle lecture peut-on faire des baux commerciaux au regard de la jurisprudence en vigueur ?
La jurisprudence est-elle nettement tranchée sur les points concernés ?
Quelles sont les sommes concernées par ces points d’interprétation ?
Au regard des enjeux ainsi mis en évidence, est-il opportun d’entamer une action contentieuse ?
Quelle est la liste et le volume des sommes indûment perçues par vos bailleurs ?
Quelles sont les actions préconisées pour chacune d’elles ?
3) Nous procédons au recouvrement des sommes indûment perçues par vos bailleurs à vos dépens, à l’aide des leviers suivants :
Quelles actions prioritaires conduire au vu des éventuels délais de prescription ? Comment maximiser les actions de recouvrement menées en parallèle ? Quelle stratégie de recouvrement mettre en œuvre ? Quels courriers de notification adresser aux bailleurs ? Quels éléments mettre en avant : erreurs, jurisprudences, sommes concernées, … Quelles relances réaliser ? Comment faciliter le recouvrement en prenant contact avec les bailleurs ? Comment ajuster les démarches de recouvrement entreprises pour accentuer leur efficience ?
4) Enfin, nous définissons avec vos équipes les moyens et contrôles à mettre en place pour éviter que la situation ne se dégrade à nouveau à terme :
Quelles améliorations apporter sur la rédaction de vos baux afin d’éviter la répétition de telles anomalies ? Comment transformer cette étude ponctuelle en une méthodologie de réalisation durable d’un suivi des charges locatives (pérennisation de l’outil de contrôle Excel utilisé pour l’étude ? mise en place d’un observatoire des charges ? formation / sensibilisation des équipes charges ? mise en place de partenariat avec les propriétaires pour définir et passer les contrats d’entretien ? sensibilisation des occupants ? …) ? Quelles actions conduire pour professionnaliser la gestion des charges locatives tertiaires au sein de votre entreprise ?
Comment progresser dans cette réflexion ?
Si vous avez un doute sur la réalité des montants que vous payez au titre de vos charges locatives ou de vos charges de copropriétés, n’hésitez pas à nous contacter. Nous consacrerons le temps nécessaire à bien comprendre vos préoccupations et nous aurons grand plaisir à vous faire part de nos retours d’expériences.