Bonjour,
Depuis 2007 et la réforme des OPH, le nombre d’Offices passant en comptabilité commerciale a progressé d’année en année. Les effets conjugués de la souplesse de ce mode de gestion et de la baisse des effectifs du Trésor Public ont convaincu de nombreux bailleurs à franchir le pas.
Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©
Si la comptabilité publique est rassurante et performante, des agents du Trésor Public travaillent au service de la gestion de vos finances, ils assurent le recouvrement avec des prérogatives dites régaliennes sortant du droit commun, ils vous assurent un suivi rigoureux des bilans comptables, etc… c’est à la condition que les moyens humains et informatiques suivent… or, ce n’est plus toujours le cas !
Offices Publics de l’Habitat, passez en comptabilité commerciale !
Qu’est-ce que j’y perds ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Le Trésor Public est l’organe compétent pour gérer votre comptabilité, mais cela nécessite des moyens et notamment des ressources humaines. Bercy cherchant à faire des économies depuis de nombreuses années, le Trésor Public a de moins en moins de personnel disponible pour la tenue des comptes des organismes publics de logements sociaux, sachant qu’il gère par ailleurs la ville, le CCAS, l’Hôpital et autres EPCI… Ce constat, doublé du fait que la comptabilité publique multiplie les interlocuteurs, pousse les organismes à étudier la reprise en main de toutes les fonctions comptables en leur sein.
De l’expérience conjointe de Terra Conseil et d’Aatiko Conseils, le fait même que les compétences comptables soient morcelées entre le bailleur et le Trésor implique régulièrement :
Une mauvaise synchronisation des informations entre votre progiciel et celui du Trésor,
Un relationnel compliqué entre vos services et le comptable chargé de la gestion de vos comptes. La comptabilité publique rend vos services dépendants d’une autre entité qui, comme pour tous les partenaires avec lesquels vous travaillez, pose quotidiennement des questions de coordination !
Une incompréhension des fournisseurs qui doivent s’adresser à deux entités distinctes pour suivre le paiement de leurs factures.
A l’inverse, le passage en comptabilité commerciale permet :
Une meilleure réactivité dans la transmission d’information (toutes les compétences comptables sont réunies au sein d‘un même service),
Le recours à des placements de trésorerie plus variés et performants dont vous profiterez pleinement lorsque les taux d’intérêts auront remonté !
Un outil unique de gestion des comptes, votre ERP,
Une plus grande transparence et une plus grande agilité dans la gestion au quotidien et dans les marges de manœuvre (placements, recouvrement, etc.),
Un seul interlocuteur pour les locataires dont le compte client sera centralisé chez vous,
Un suivi de l’ensemble de votre processus de facturation, permettant de répondre de manière efficiente à vos fournisseurs.
Et surtout, la comptabilité commerciale sera demain une condition importante pour engager des opérations de diversification, de fusion ou d’absorption, de structuration de GIE …
Comme pour tout, les avantages offerts par le passage en comptabilité commerciale ont en face des contreparties :
Vous serez seul maître à bord dans la gestion de vos comptes, ce qui implique la responsabilité entière quant à vos processus comptables. Pour répondre à cette responsabilité accrue, la mise en place d’une fonction de contrôle interne est souvent considérée comme indispensable. De même, il vous faudra faire attester de la véracité de vos comptes par un Commissaire aux comptes.
Vous aurez besoin de compenser en interne les tâches auparavant réalisées par le Trésor. Cela passe notamment par le renforcement de vos équipes ou a minima, la formation de votre personnel concerné.
Un investissement ponctuel mais nécessaire : évolution de l’ERP, formation des équipes, investissement en temps pour structurer les nouveaux processus, recrutement de nouveaux collaborateurs (contrôle interne, suivi comptable, recouvrement) … et éventuellement un investissement à long terme.
Comment s’y prendre ?
Les règles comptables qui régissent la comptabilité publique et privée ne sont pas substantiellement différentes. Les changements majeurs auxquels vous aurez à faire face sont d’ordre organisationnel. Ainsi, le passage d’une comptabilité publique à une comptabilité commerciale doit s’envisager comme un projet global et doit impliquer vos équipes pour ne perdre personne dans ce bouleversement des pratiques.
Les trois principaux volets sur lesquels vous devrez travailler sont :
Le volet financier avec ses enjeux comptables, réglementaires, fiscaux, de contrôle interne, contrôle de gestion.
Le volet informatique avec l’adaptation de votre système d’information aux nouvelles missions internalisées.
Le volet organisationnel avec l’ajustement de votre organisation à votre nouveau périmètre d’intervention (organisation, procédure, effectif…).
Le passage en comptabilité commerciale représente une transition majeure qu’il s’agit de réussir. Nous voyons 4 facteurs clés de succès :
1 / Définir l’organisation cible et son coût pour valider l’opportunité du changement. Sur la base d’un diagnostic rapide de votre organisation, de votre système d’information et du contexte de travail avec le Trésor Public, il s’agira de construire un schéma organisationnel en comptabilité commerciale. Cette organisation cible permettra :
d’évaluer les recrutements nécessaires,
d’identifier les processus à refondre (fiche de poste, procédure, outil…),
d’identifier les évolutions nécessaires du SI.
2 / Sécuriser le changement : la négociation du protocole avec le Trésor Public ou la réintégration de ses écritures dans vos comptes sont des étapes critiques de votre projet qu’il convient de sécuriser en mobilisant une expertise comptable et financière forte.
3 / Décliner un plan précis des actions à conduire : la rédaction de procédures et de fiches de poste, la contractualisation avec une banque, le déploiement de solutions variées d’encaissement des loyers au meilleur prix, la communication auprès de vos locataires et fournisseurs, la réalisation des évolutions nécessaires de votre système d’information… Autant de sujets divers qu’il faudra conduire en parallèle.
4 / Anticiper au minimum un an en avance le changement de régime comptable :
Le changement de régime est réglementé et cadré.
Le changement de régime nécessite un renforcement des compétences de vos équipes, soit par le recrutement, soit par la formation interne. C’est principalement les services comptabilité-finance et recouvrement (dont impayés) qui seront affectés par ce changement. Les procédures et le quotidien des facturations émises par le reste de vos services ne seront pas impactés par ce changement.
Le changement de régime implique l’évolution de votre ERP qui doit intégrer tous les modules nécessaires au suivi de la chaîne comptable, notamment ceux relatifs au contentieux et au paiement des factures.
Une association Terra Conseil / Aatiko pour vous accompagner sur ce sujet
Comme nous l’avons évoqué précédemment, le passage de la comptabilité publique à la comptabilité commerciale nécessite deux savoir-faire :
Le cœur du sujet : une expertise comptable et financière orientée sur le logement social
Le corps du sujet : un accompagnement à la réorganisation de vos équipes et à l’évolution de votre SI
Afin de vous proposer une solution complète, Aatiko travaille en partenariat avec Terra Conseil pour vous procurer une expertise conjuguant la gestion financière, l’amélioration de vos performances et l’organisation du changement. Terra Conseil a été créé en 2009 et dispose d’experts financiers maîtrisant les mécanismes techniques du passage en comptabilité commerciale des Offices. Aatiko Conseils est en mesure de vous accompagner sur les volets organisationnels et SI, afin que le passage se fasse sans encombre.
Pour votre changement de service comptable, Aatiko et Terra Conseil vous accompagnent à toutes les étapes du projet :
Piloter l’ensemble du projet, préparer et animer les groupes de travail et comités de pilotage,
Evaluer quantitativement et qualitativement les évolutions nécessaires de vos équipes,
Vous aider à définir vos objectifs et vos processus,
Apporter l’expertise comptable, financière et fiscale,
Coconstruire avec vos équipes le plan d’actions à mettre en place,
Négocier le protocole avec le Trésor Public et sécuriser l’intégration de ses écritures,
Vous aider à monter votre plan d’information et de communication auprès des locataires,
Vous accompagner dans vos choix en vous proposant un benchmark des offres bancaires ou des moyens de paiement,
Former vos équipes à la nouvelle organisation.
En 2017, nous avons accompagné les bailleurs suivants pour le passage en comptabilité commerciale au 01/01/2018 : Rodez Habitat, Dinan Habitat, l’Office Auxerrois de l’Habitat, la Fédération des OPH (formation).
Chaque contexte est unique et notre accompagnement est spécifique. Toutefois, notre expérience acquise lors de nos précédentes missions et le partenariat noué avec Terra Conseil nous permet de vous proposer une expertise solide !
Nous sommes là pour :
Vous écouter,
Comprendre vos objectifs, votre contexte, et déterminer vos enjeux,
Vous accompagner tout au long de la préparation de votre marché,
Vous conseiller dans sa mise en œuvre et son suivi.
N’hésitez pas à nous contacter. Nous aurons grand plaisir à échanger sur vos préoccupations et à vous présenter nos éléments de retour d’expérience !